Un aspetto fondamentale della dignità e del rispetto è il rispetto della privacy di un residente/cliente. Nel corso delle attività del Doutta Galla Aged Services rispettiamo, gestiamo e proteggiamo le informazioni personali in conformità con gli Aged Care Quality Standards, il Privacy Act 1988 (Cth) (Privacy Act) e i 13 Australian Privacy Principles (APPs).

La presente informativa illustra le circostanze in cui otteniamo informazioni personali, le modalità di utilizzo e divulgazione di tali informazioni e la gestione delle richieste di accesso e/o modifica di tali informazioni.

Le informazioni personali sono informazioni o opinioni su un individuo che possono essere ragionevolmente identificate. A seconda delle circostanze, possiamo raccogliere informazioni personali da un individuo in qualità di residente/cliente, appaltatore, volontario, stakeholder, richiedente lavoro, visitatori o altri soggetti che entrano in contatto con l'organizzazione.

Nel corso della fornitura di servizi di assistenza agli anziani possiamo raccogliere e conservare:

• Informazioni personali compresi nomi, indirizzi e altri dati di contatto, date di nascita, dati dei parenti prossimi, immagini fotografiche e informazioni finanziarie.

• Informazioni sensibili (in particolare in relazione ai dati di residenti/clienti), compresi gli identificatori governativi (come il TFN), le credenze religiose, la nazionalità, il paese di nascita, le appartenenze professionali, le procure, i provvedimenti di tutela e i precedenti penali.

• Informazioni sulla salute (in particolare in relazione alle cartelle cliniche dei residenti/clienti), comprese le cartelle cliniche, le disabilità e le relazioni psicologiche.

Nell'ambito dei nostri processi di assunzione di dipendenti, collaboratori e volontari, possiamo raccogliere e conservare i dati:

• Informazioni personali compresi nomi, indirizzi e altri dati di contatto, date di nascita, informazioni finanziarie, cittadinanza, referenze lavorative, accreditamento normativo e informazioni sulla patente di guida.

• Informazioni sensibili compresi gli identificatori governativi (come il TFN), la nazionalità, il paese di nascita, le appartenenze professionali e i precedenti penali.

• Informazioni sulla salute (in particolare in relazione ai futuri lavoratori e alle cartelle cliniche di residenti/clienti), comprese le cartelle cliniche, le disabilità, le relazioni psicologiche, le prove di vaccinazione.

In genere, prima di raccogliere le informazioni sensibili (comprese quelle sulla salute), chiediamo il consenso scritto dell'individuo.

I documenti dei dipendenti non sono coperti dalle APP se si riferiscono a rapporti di lavoro attuali o precedenti tra l'organizzazione e il dipendente.

Tuttavia, i dati sanitari di un dipendente attuale o precedente sono coperti dai Victorian Health Privacy Principles.

La raccolta di informazioni personali dipende dalle circostanze in cui Doutta Galla Aged Services le raccoglie. Se è ragionevole e pratico farlo, raccogliamo le informazioni personali direttamente dall'individuo.

Doutta Galla Aged Services ha cercato, ove possibile, di standardizzare la raccolta di informazioni personali utilizzando moduli appositamente predisposti (ad esempio, un modulo di divulgazione delle informazioni sanitarie). Tuttavia, data la natura delle nostre operazioni, riceviamo informazioni personali anche via e-mail, lettere, note, tramite il nostro sito web, al telefono, in incontri diretti, attraverso transazioni finanziarie e attraverso attività di sorveglianza come l'uso di telecamere di sicurezza a circuito chiuso o il monitoraggio della posta elettronica.

Possiamo anche raccogliere informazioni personali da altre persone (ad esempio, un amministratore terzo, referenti per potenziali dipendenti) o da fonti indipendenti. Tuttavia, lo faremo solo se non è ragionevole e pratico raccogliere le informazioni personali direttamente dall'individuo.

I Servizi per anziani di Doutta Galla possono ricevere informazioni personali senza averle richieste attraverso i nostri normali mezzi di raccolta. Queste informazioni sono note come "informazioni non richieste" e vengono spesso raccolte da:

• posta errata - lettere, appunti, documenti

• posta elettronica errata - e-mail, messaggi elettronici

• le domande di assunzione inviate a noi che non sono in risposta a un posto vacante pubblicizzato

• informazioni aggiuntive che ci sono state fornite e che non erano state richieste.

Le informazioni non richieste ottenute da Doutta Galla Aged Services saranno conservate, utilizzate e o divulgate solo se considerate come informazioni personali che avrebbero potuto essere raccolte con mezzi normali. Se le informazioni non richieste non possono essere raccolte con mezzi normali, distruggeremo, cancelleremo definitivamente o de-identificheremo le informazioni personali, a seconda dei casi.

Raccogliamo informazioni sensibili solo se sono:

• ragionevolmente necessari per una o più di queste funzioni o attività e abbiamo il consenso dell'individuo

• necessario per diminuire o prevenire una grave minaccia alla vita, alla salute o alla sicurezza

• un'altra situazione generale consentita

• un'altra situazione sanitaria consentita.

Possiamo condividere le informazioni sensibili con altre entità della nostra struttura organizzativa, ma solo se ciò è necessario per fornire i nostri prodotti o servizi.

Doutta Galla Aged Services utilizza le informazioni personali solo se ragionevolmente necessarie per una o più delle nostre funzioni o attività (lo scopo principale), per uno scopo secondario correlato che l'utente si aspetterebbe ragionevolmente, o per un'attività o uno scopo a cui l'utente ha acconsentito.

I nostri usi principali delle informazioni personali includono, ma non si limitano a:

• fornire servizi di assistenza agli anziani

• soddisfare i nostri obblighi legali, compresi i nostri obblighi di diligenza

• tenere informati i residenti/clienti, i loro assistenti/rappresentanti e le comunità sulle questioni rilevanti attraverso corrispondenza, newsletter e riviste

• attività di marketing, promozione e raccolta fondi

• sostenere le attività del Consiglio di amministrazione

• sostenere cause e attività basate sulla comunità, enti di beneficenza e altre cause in connessione con le funzioni o le attività dell'organizzazione

• aiutarci a migliorare le nostre operazioni quotidiane, compresa la formazione dei nostri lavoratori

• sviluppo di sistemi, sviluppo di nuovi programmi e servizi, pianificazione, ricerca e analisi statistica.

• amministrazione, anche a fini assicurativi

• l'impiego del personale

• il coinvolgimento di appaltatori e volontari.

Utilizzeremo o divulgheremo le informazioni sensibili o sanitarie per uno scopo secondario solo se l'utente si aspetta ragionevolmente che le utilizziamo o divulghiamo e se lo scopo secondario è direttamente correlato allo scopo primario.

Possiamo divulgare le informazioni personali a società collegate, ma solo se necessario, per fornire i nostri servizi.

Non divulgheremo informazioni su un individuo a destinatari esteri (ad esempio, per facilitare un viaggio all'estero) a meno che non sia necessario e con il suo consenso.

Doutta Galla Aged Services memorizza le Informazioni Personali in una varietà di formati, tra cui, ma non solo, i seguenti:

• banche dati

• file cartacei

• dispositivi personali, compresi i computer portatili

• fornitori di archiviazione di terze parti, come ad esempio le strutture di archiviazione in-the-cloud

• file cartacei.

Doutta Galla Aged Services adotta tutte le misure ragionevoli per proteggere le informazioni personali in nostro possesso da uso improprio, perdita, accesso non autorizzato, modifica o divulgazione.

Queste fasi includono, ma non si limitano a:

• limitare l'accesso e i privilegi di utilizzo delle informazioni per tipo di lavoratore, in base al suo ruolo e alle sue responsabilità

• garantire che i lavoratori non condividano le password personali

• garantire che i file cartacei siano conservati in armadietti con serratura in stanze con serratura e che l'accesso dei lavoratori sia soggetto al privilegio dell'utente

• garantire che l'accesso ai locali dei servizi per anziani di Doutta Galla sia sempre assicurato

• implementare misure di sicurezza fisica intorno agli edifici e ai terreni per prevenire le effrazioni

• garantire l'implementazione e l'aggiornamento dei nostri sistemi informatici e di sicurezza informatica, delle nostre politiche e procedure

• garantire che i lavoratori rispettino le politiche e le procedure interne quando trattano le informazioni

• intraprendere la dovuta diligenza nei confronti dei fornitori di servizi terzi che possono avere accesso alle informazioni personali, compresi i fornitori di servizi di identificazione dei clienti e i fornitori di servizi cloud, per garantire, per quanto possibile, che siano conformi alle APP o a un regime di privacy analogo

• la distruzione, la cancellazione o la de-identificazione delle informazioni personali in nostro possesso che non sono più necessarie o che devono essere conservate in base ad altre leggi.

Il nostro sito web pubblico può contenere link ad altri siti web di terzi al di fuori di Doutta Galla Aged Services. Doutta Galla Aged Services non è responsabile delle informazioni memorizzate, accessibili, utilizzate o divulgate su tali siti web e non può commentare le loro politiche sulla privacy.

Doutta Galla Aged Services prenderà provvedimenti adeguati e tempestivi se ha ragionevoli motivi per ritenere che si sia verificata, o si sospetti che si sia verificata, una violazione dei dati. A seconda del tipo di violazione dei dati, ciò può includere una revisione delle nostre procedure interne di sicurezza, l'adozione di misure interne correttive e la notifica alle persone interessate e all'Ufficio del Commissario australiano per le informazioni (OAIC).

Se non siamo in grado di informare i singoli, pubblicheremo una dichiarazione sul nostro sito web e adotteremo misure ragionevoli per pubblicizzare il contenuto di tale dichiarazione.

Le informazioni personali vengono utilizzate per gli scopi per i quali sono state fornite a Doutta Galla Aged Services, o per scopi direttamente collegati a una o più delle nostre funzioni o attività.

Le informazioni personali possono essere divulgate ad agenzie governative, altri residenti/clienti, altri fornitori di assistenza agli anziani, destinatari delle nostre pubblicazioni, visitatori, assistenti, sostenitori, nostri fornitori di servizi, agenti, appaltatori, partner commerciali, entità correlate e altri destinatari di volta in volta, se l'individuo:

• ha dato il consenso; oppure

• si aspetterebbe ragionevolmente che le informazioni personali vengano divulgate in quel modo.

Doutta Galla Aged Services può divulgare le informazioni personali senza consenso o in un modo che un individuo si aspetterebbe ragionevolmente se:

• siamo tenuti a farlo per legge

• la divulgazione ridurrà o preverrà una grave minaccia alla vita, alla salute o alla sicurezza di un individuo, o alla sicurezza pubblica

• Si applica un'altra situazione generale consentita

• la divulgazione è ragionevolmente necessaria per un'attività legata all'applicazione della legge

• esiste un'altra situazione sanitaria consentita.

Per ulteriori informazioni sulle situazioni generali e sulle situazioni sanitarie consentite, consultare il nostro Programma sulla privacy.

I dati personali di un individuo possono essere divulgati a un'organizzazione estera nel corso della fornitura dei nostri servizi. Ad esempio, quando le informazioni vengono archiviate presso un "fornitore di servizi cloud" che archivia i dati al di fuori dell'Australia.

Tuttavia, adotteremo tutte le misure ragionevoli per non divulgare le informazioni personali di un individuo a destinatari esteri, a meno che:

• abbiamo il consenso esplicito o implicito dell'individuo;

• ci siamo accertati che il destinatario estero sia conforme alle APP o a un regime di privacy simile;

• riteniamo che la divulgazione possa ridurre o prevenire una grave minaccia alla vita, alla salute o alla sicurezza di una persona o alla sicurezza pubblica; oppure

• stiamo intraprendendo azioni appropriate in relazione a sospette attività illecite o a gravi comportamenti scorretti.

Nel caso in cui un residente/cliente non abbia la capacità di acconsentire all'utilizzo dei propri dati personali, chiederemo il consenso del suo rappresentante o tutore in conformità con le leggi sulla tutela del Commonwealth, degli Stati e dei territori.

Adottiamo tutte le misure ragionevoli per garantire che le informazioni personali in nostro possesso, utilizzate e divulgate siano accurate, complete e aggiornate, anche al momento dell'utilizzo o della divulgazione delle informazioni.

Se Doutta Galla Aged Services si rende conto che le informazioni personali sono errate o non aggiornate, adotterà misure ragionevoli per rettificare le informazioni errate o non aggiornate.

L'utente può presentare una richiesta di accesso alle informazioni personali in nostro possesso o di modifica delle stesse. Una volta ricevuta tale richiesta, adotteremo misure per verificare l'identità dell'utente prima di concedere l'accesso o correggere le informazioni.

Se la richiesta viene respinta, l'utente ne verrà informato. Se del caso, forniremo le ragioni della nostra decisione. Se il rifiuto riguarda una richiesta di modifica dei dati personali, l'interessato può rilasciare una dichiarazione sulla modifica richiesta, che verrà allegata alla sua scheda.

È possibile presentare un reclamo sulle modalità di gestione dei dati personali da parte di Doutta Galla Aged Services, compresa una violazione delle APP, notificandolo per iscritto il prima possibile. Risponderemo al reclamo entro un tempo ragionevole (di solito non più di 30 giorni) e potremmo richiedere ulteriori informazioni per fornire una risposta completa ed esaustiva.

Doutta Galla Aged Services non addebita alcun costo per la gestione dei reclami.

Se non siete soddisfatti della nostra risposta, potete presentare il reclamo all'OAIC. Il reclamo può essere presentato utilizzando l'OAIC online https://www.oaic.gov.au/privacy/privacy-complaints o per posta, fax o e-mail.

Il ricorso all'OAIC deve essere l'ultima risorsa dopo aver esaurito tutte le altre vie di risoluzione.

Doutta Galla Aged Services può essere contattata in merito alla presente Informativa sulla privacy o ai dati personali in generale, contattando uno dei nostri Responsabili della privacy:

I Direttori Generali sono responsabili della privacy presso i Servizi per Anziani di Doutta Galla e comprendono

• Chief Client Officer - John Kemsley - john.kemsley@dgas.org.au

• Responsabile delle persone - Danielle Rose - drose@dgas.org.au

• Direttore finanziario - Jeremy Jones - jjones@dgas.org.au

Ufficio di supporto aziendale Telefono: 03 9680 3300

Se possibile, potete contattarci in forma anonima (cioè senza identificarvi) o utilizzando uno pseudonimo. Tuttavia, se scegliete di non identificarvi, potremmo non essere in grado di fornirvi le informazioni o di fornirvi l'assistenza che potreste ricevere se non è pratico farlo.

La presente Informativa sulla privacy è soggetta a modifiche in qualsiasi momento. Si prega di controllare regolarmente l'Informativa sulla privacy sul nostro sito web pubblico per eventuali modifiche.

Inserire l'elenco e il link ad altri documenti relativi alla privacy (ad esempio, l'audit dei dati personali).

Questa informativa sulla privacy è stata rivista l'ultima volta: Dicembre 2024