Một khía cạnh quan trọng của phẩm giá và sự tôn trọng là đảm bảo quyền riêng tư của cư dân/khách hàng được tôn trọng. Trong quá trình hoạt động của Doutta Galla Aged Services, chúng tôi tôn trọng, quản lý và bảo vệ thông tin cá nhân theo Tiêu chuẩn Chất lượng Chăm sóc Người cao tuổi, Đạo luật Quyền riêng tư năm 1988 (Cth) (Đạo luật Quyền riêng tư) và 13 Nguyên tắc Quyền riêng tư của Úc (APP).
Chính sách này nêu rõ các trường hợp chúng tôi thu thập thông tin cá nhân, cách chúng tôi sử dụng và tiết lộ thông tin đó, cũng như cách chúng tôi quản lý các yêu cầu truy cập và/hoặc thay đổi thông tin đó.
Thông tin cá nhân là thông tin hoặc ý kiến về một cá nhân mà từ đó có thể xác định được danh tính của họ một cách hợp lý. Tùy thuộc vào hoàn cảnh, chúng tôi có thể thu thập thông tin cá nhân từ cá nhân đó với tư cách là cư dân/khách hàng, nhà thầu, tình nguyện viên, bên liên quan, ứng viên xin việc, khách tham quan hoặc những người khác tiếp xúc với tổ chức.
Trong quá trình cung cấp dịch vụ chăm sóc người cao tuổi, chúng tôi có thể thu thập và lưu giữ:
Thông tin cá nhân bao gồm tên, địa chỉ và các thông tin liên lạc khác, ngày sinh, thông tin người thân, hình ảnh và thông tin tài chính.
Thông tin nhạy cảm (đặc biệt liên quan đến hồ sơ cư trú/khách hàng) bao gồm thông tin nhận dạng của chính phủ (như TFN), tín ngưỡng tôn giáo, quốc tịch, quốc gia sinh, tư cách thành viên chuyên môn, giấy ủy quyền, lệnh giám hộ và hồ sơ tội phạm.
Thông tin sức khỏe (đặc biệt liên quan đến hồ sơ cư trú/khách hàng) bao gồm hồ sơ y tế, khuyết tật và báo cáo tâm lý.
Là một phần trong quy trình tuyển dụng nhân viên, nhà thầu và tình nguyện viên, chúng tôi có thể thu thập và lưu giữ:
Thông tin cá nhân bao gồm tên, địa chỉ và các thông tin liên lạc khác, ngày sinh, thông tin tài chính, quyền công dân, thông tin tham khảo về việc làm, chứng nhận theo quy định và thông tin về giấy phép lái xe.
Thông tin nhạy cảm bao gồm các thông tin nhận dạng của chính phủ (như TFN), quốc tịch, quốc gia sinh, tư cách thành viên chuyên môn và hồ sơ tội phạm.
Thông tin sức khỏe (đặc biệt liên quan đến người lao động tiềm năng và hồ sơ cư trú/khách hàng) bao gồm hồ sơ y tế, khuyết tật, báo cáo tâm lý, bằng chứng tiêm chủng.
Nhìn chung, chúng tôi sẽ xin sự đồng ý bằng văn bản của cá nhân trước khi thu thập thông tin nhạy cảm của họ (bao gồm thông tin sức khỏe).
Hồ sơ nhân viên không nằm trong phạm vi áp dụng của APP khi chúng liên quan đến mối quan hệ lao động hiện tại hoặc trước đây giữa tổ chức và nhân viên.
Tuy nhiên, hồ sơ sức khỏe của nhân viên hiện tại hoặc trước đây đều được bảo vệ theo Nguyên tắc bảo mật sức khỏe của Victoria.
Việc thu thập thông tin cá nhân phụ thuộc vào hoàn cảnh mà Doutta Galla Aged Services thu thập. Nếu việc thu thập này là hợp lý và thiết thực, chúng tôi sẽ thu thập thông tin cá nhân trực tiếp từ cá nhân đó.
Dịch vụ Chăm sóc Người cao tuổi Doutta Galla đã cố gắng chuẩn hóa việc thu thập thông tin cá nhân bằng cách sử dụng các biểu mẫu được thiết kế riêng (ví dụ: Biểu mẫu Tiết lộ Thông tin Sức khỏe). Tuy nhiên, do tính chất hoạt động, chúng tôi cũng nhận thông tin cá nhân qua email, thư từ, ghi chú, qua trang web, qua điện thoại, trong các cuộc gặp mặt trực tiếp, thông qua các giao dịch tài chính và thông qua các hoạt động giám sát như sử dụng camera an ninh CCTV hoặc theo dõi email.
Chúng tôi cũng có thể thu thập thông tin cá nhân từ những người khác (ví dụ: quản trị viên bên thứ ba, người giới thiệu cho ứng viên tiềm năng) hoặc các nguồn độc lập. Tuy nhiên, chúng tôi chỉ làm như vậy khi việc thu thập thông tin cá nhân trực tiếp từ cá nhân đó là không hợp lý và không thực tế.
Dịch vụ Chăm sóc Người cao tuổi Doutta Galla có thể được cung cấp thông tin cá nhân mà không cần tìm kiếm thông qua các phương thức thu thập thông thường của chúng tôi. Thông tin này được gọi là "thông tin không được yêu cầu" và thường được thu thập bởi:
thư bưu chính bị gửi nhầm địa chỉ – thư, ghi chú, tài liệu
thư điện tử gửi nhầm địa chỉ – email, tin nhắn điện tử
đơn xin việc được gửi đến chúng tôi không phải để phản hồi cho một vị trí tuyển dụng được quảng cáo
thông tin bổ sung được cung cấp cho chúng tôi mà không được yêu cầu.
Thông tin không được yêu cầu do Doutta Galla Aged Services thu thập sẽ chỉ được lưu giữ, sử dụng và/hoặc tiết lộ nếu thông tin đó được coi là thông tin cá nhân có thể được thu thập bằng các phương pháp thông thường. Nếu thông tin không được yêu cầu đó không thể được thu thập bằng các phương pháp thông thường, chúng tôi sẽ hủy, xóa vĩnh viễn hoặc xóa nhận dạng thông tin cá nhân đó nếu cần thiết.
Chúng tôi chỉ thu thập thông tin nhạy cảm nếu:
cần thiết hợp lý cho một hoặc nhiều chức năng hoặc hoạt động này và chúng tôi có sự đồng ý của cá nhân đó
cần thiết để giảm thiểu hoặc ngăn chặn mối đe dọa nghiêm trọng đến tính mạng, sức khỏe hoặc sự an toàn
một tình huống chung được phép khác
một tình huống sức khỏe được phép khác.
Chúng tôi có thể chia sẻ thông tin nhạy cảm với các thực thể khác trong cơ cấu tổ chức của mình, nhưng chỉ khi điều đó cần thiết để chúng tôi cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ.
Dịch vụ dành cho người cao tuổi Doutta Galla chỉ sử dụng thông tin cá nhân thực sự cần thiết cho một hoặc nhiều chức năng hoặc hoạt động của chúng tôi (mục đích chính), mục đích phụ liên quan mà bạn có thể mong đợi một cách hợp lý hoặc cho một hoạt động hoặc mục đích mà bạn đã đồng ý.
Mục đích sử dụng thông tin cá nhân chính của chúng tôi bao gồm nhưng không giới hạn ở:
cung cấp dịch vụ chăm sóc người cao tuổi
đáp ứng các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi bao gồm nghĩa vụ chăm sóc của chúng tôi
thông báo cho cư dân/khách hàng, người chăm sóc/đại diện và cộng đồng về các vấn đề có liên quan thông qua thư từ, bản tin và tạp chí
các hoạt động tiếp thị, quảng cáo và gây quỹ
hỗ trợ các hoạt động của Hội đồng quản trị
hỗ trợ các hoạt động và mục đích cộng đồng, từ thiện và các mục đích khác liên quan đến chức năng hoặc hoạt động của tổ chức
giúp chúng tôi cải thiện hoạt động hàng ngày bao gồm đào tạo công nhân của chúng tôi
phát triển hệ thống, phát triển các chương trình và dịch vụ mới, thực hiện lập kế hoạch, nghiên cứu và phân tích thống kê
quản lý, bao gồm cả mục đích bảo hiểm
việc tuyển dụng nhân viên
sự tham gia của các nhà thầu và tình nguyện viên.
Chúng tôi sẽ chỉ sử dụng hoặc tiết lộ thông tin nhạy cảm hoặc thông tin sức khỏe cho mục đích thứ cấp nếu bạn có lý do để mong đợi chúng tôi sử dụng hoặc tiết lộ thông tin đó và mục đích thứ cấp đó có liên quan trực tiếp đến mục đích chính.
Chúng tôi có thể tiết lộ thông tin cá nhân cho các tổ chức doanh nghiệp liên quan, nhưng chỉ khi cần thiết để chúng tôi cung cấp dịch vụ.
Chúng tôi sẽ không tiết lộ thông tin về một cá nhân cho người nhận ở nước ngoài (ví dụ: để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đi lại nước ngoài) trừ khi cần thiết và có sự đồng ý của họ.
Dịch vụ chăm sóc người cao tuổi Doutta Galla lưu trữ Thông tin cá nhân ở nhiều định dạng khác nhau bao gồm nhưng không giới hạn ở:
cơ sở dữ liệu
tập tin bản cứng
thiết bị cá nhân, bao gồm máy tính xách tay
các nhà cung cấp lưu trữ bên thứ ba như cơ sở lưu trữ đám mây
tập tin trên giấy.
Dịch vụ chăm sóc người cao tuổi Doutta Galla thực hiện mọi biện pháp hợp lý để bảo vệ thông tin cá nhân mà chúng tôi nắm giữ khỏi việc sử dụng sai mục đích, mất mát, truy cập trái phép, sửa đổi hoặc tiết lộ.
Các bước này bao gồm nhưng không giới hạn ở:
hạn chế quyền truy cập và đặc quyền của người dùng thông tin theo loại công nhân, tùy thuộc vào vai trò và trách nhiệm của họ
đảm bảo người lao động không chia sẻ mật khẩu cá nhân
đảm bảo các tập tin bản cứng được lưu trữ trong tủ hồ sơ có khóa trong các phòng có khóa và quyền truy cập của người lao động phải tuân theo đặc quyền của người dùng
đảm bảo quyền ra vào cơ sở của Doutta Galla Aged Services được bảo mật mọi lúc
thực hiện các biện pháp an ninh vật lý xung quanh các tòa nhà và khuôn viên để ngăn chặn đột nhập
đảm bảo các hệ thống, chính sách và quy trình an ninh mạng và CNTT của chúng tôi được triển khai và cập nhật
đảm bảo người lao động tuân thủ các chính sách và quy trình nội bộ khi xử lý thông tin
thực hiện thẩm định cần thiết đối với các nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba có thể truy cập thông tin cá nhân, bao gồm các nhà cung cấp nhận dạng khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ đám mây, để đảm bảo rằng họ tuân thủ các APP hoặc chế độ bảo mật tương tự trong phạm vi có thể
việc hủy, xóa hoặc xóa nhận dạng thông tin cá nhân mà chúng tôi nắm giữ mà không còn cần thiết hoặc không còn được yêu cầu lưu giữ theo bất kỳ luật nào khác.
Trang web công cộng của chúng tôi có thể chứa các liên kết đến các trang web của bên thứ ba khác ngoài Doutta Galla Aged Services. Doutta Galla Aged Services không chịu trách nhiệm về thông tin được lưu trữ, truy cập, sử dụng hoặc tiết lộ trên các trang web đó và chúng tôi không thể bình luận về chính sách bảo mật của họ.
Dịch vụ Chăm sóc Người cao tuổi Doutta Galla sẽ thực hiện hành động phù hợp và nhanh chóng nếu chúng tôi có căn cứ hợp lý để tin rằng đã xảy ra hoặc nghi ngờ đã xảy ra vi phạm dữ liệu. Tùy thuộc vào loại vi phạm dữ liệu, việc này có thể bao gồm việc xem xét các quy trình bảo mật nội bộ, thực hiện hành động khắc phục nội bộ và thông báo cho các cá nhân bị ảnh hưởng và Văn phòng Ủy viên Thông tin Úc (OAIC).
Nếu chúng tôi không thể thông báo cho cá nhân, chúng tôi sẽ đăng một tuyên bố trên trang web của mình và thực hiện các bước hợp lý để công bố nội dung của tuyên bố này.
Thông tin cá nhân được sử dụng cho các mục đích mà thông tin đó được cung cấp cho Doutta Galla Aged Services hoặc cho các mục đích liên quan trực tiếp đến một hoặc nhiều chức năng hoặc hoạt động của chúng tôi.
Thông tin cá nhân có thể được tiết lộ cho các cơ quan chính phủ, cư dân/khách hàng khác, các nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc người cao tuổi khác, người nhận ấn phẩm của chúng tôi, khách tham quan, người chăm sóc, người ủng hộ, nhà cung cấp dịch vụ của chúng tôi, đại lý, nhà thầu, đối tác kinh doanh, các tổ chức liên quan và những người nhận khác theo thời gian, nếu cá nhân đó:
đã đồng ý; hoặc
có lý do để mong đợi thông tin cá nhân được tiết lộ theo cách đó.
Dịch vụ dành cho người cao tuổi Doutta Galla có thể tiết lộ thông tin cá nhân mà không cần sự đồng ý hoặc theo cách mà một cá nhân có thể mong đợi một cách hợp lý nếu:
chúng tôi được yêu cầu phải làm như vậy theo luật
việc tiết lộ sẽ làm giảm hoặc ngăn chặn mối đe dọa nghiêm trọng đến tính mạng, sức khỏe hoặc sự an toàn của một cá nhân hoặc đến an toàn công cộng
một tình huống chung được phép khác được áp dụng
việc tiết lộ là cần thiết một cách hợp lý cho một hoạt động liên quan đến thực thi pháp luật
còn có một tình huống sức khỏe được phép khác.
Tham khảo Chương trình Quyền riêng tư của chúng tôi để biết thêm thông tin về các tình huống chung được phép và các tình huống sức khỏe được phép.
Thông tin cá nhân của một cá nhân có thể được tiết lộ cho một tổ chức nước ngoài trong quá trình cung cấp dịch vụ của chúng tôi. Ví dụ: khi lưu trữ thông tin với "nhà cung cấp dịch vụ đám mây" lưu trữ dữ liệu bên ngoài Úc.
Tuy nhiên, chúng tôi sẽ thực hiện mọi bước hợp lý để không tiết lộ thông tin cá nhân của một cá nhân cho người nhận ở nước ngoài trừ khi:
chúng tôi có sự đồng ý rõ ràng hoặc ngụ ý của cá nhân đó;
chúng tôi đã tự mình xác minh rằng người nhận ở nước ngoài tuân thủ các APP hoặc chế độ bảo mật tương tự;
chúng tôi hình thành ý kiến rằng việc tiết lộ sẽ làm giảm hoặc ngăn chặn mối đe dọa nghiêm trọng đến tính mạng, sức khỏe hoặc sự an toàn của một cá nhân hoặc đối với an toàn công cộng; hoặc
chúng tôi đang thực hiện hành động thích hợp liên quan đến hoạt động bất hợp pháp bị nghi ngờ hoặc hành vi sai trái nghiêm trọng.
Trong trường hợp cư dân/khách hàng không có năng lực đồng ý cho sử dụng thông tin cá nhân của họ, chúng tôi sẽ tìm kiếm sự đồng ý từ người đại diện hoặc người giám hộ của họ theo luật giám hộ của Khối thịnh vượng chung, tiểu bang và lãnh thổ.
Chúng tôi thực hiện mọi bước hợp lý để đảm bảo thông tin cá nhân mà chúng tôi lưu giữ, sử dụng và tiết lộ là chính xác, đầy đủ và cập nhật, bao gồm cả tại thời điểm sử dụng hoặc tiết lộ thông tin.
Nếu Doutta Galla Aged Services nhận thấy Thông tin cá nhân không chính xác hoặc đã lỗi thời, chúng tôi sẽ thực hiện các bước hợp lý để sửa thông tin không chính xác hoặc đã lỗi thời đó.
Bạn có thể gửi yêu cầu cho chúng tôi để truy cập thông tin cá nhân mà chúng tôi lưu giữ hoặc yêu cầu chúng tôi thay đổi thông tin cá nhân của bạn. Khi nhận được yêu cầu như vậy, chúng tôi sẽ thực hiện các bước để xác minh danh tính của bạn trước khi cấp quyền truy cập hoặc chỉnh sửa thông tin.
Nếu chúng tôi từ chối yêu cầu, bạn sẽ được thông báo. Khi cần thiết, chúng tôi sẽ cung cấp lý do cho quyết định của mình. Nếu việc từ chối liên quan đến yêu cầu thay đổi thông tin cá nhân, cá nhân có thể đưa ra tuyên bố về thay đổi được yêu cầu và chúng tôi sẽ đính kèm tuyên bố này vào hồ sơ của họ.
Quý vị có thể khiếu nại về cách Doutta Galla Aged Services quản lý thông tin cá nhân, bao gồm cả việc vi phạm các quy định APP, bằng cách thông báo cho chúng tôi bằng văn bản càng sớm càng tốt. Chúng tôi sẽ phản hồi khiếu nại trong thời gian hợp lý (thường không quá 30 ngày) và có thể tìm kiếm thêm thông tin để đưa ra phản hồi đầy đủ và chính xác.
Dịch vụ chăm sóc người cao tuổi Doutta Galla không tính phí xử lý khiếu nại.
Nếu bạn không hài lòng với phản hồi của chúng tôi, bạn có thể khiếu nại lên OAIC. Bạn có thể khiếu nại trực tuyến qua OAIC. https://www.oaic.gov.au/privacy/privacy-complaints hoặc qua thư, fax hoặc email.
Việc chuyển đến OAIC chỉ nên là giải pháp cuối cùng sau khi mọi giải pháp khác đã không còn hiệu quả.
Bạn có thể liên hệ với Doutta Galla Aged Services về Chính sách bảo mật này hoặc về thông tin cá nhân nói chung bằng cách liên hệ với một trong những Cán bộ bảo mật của chúng tôi:
Các Giám đốc chịu trách nhiệm về Quyền riêng tư tại Doutta Galla Aged Services bao gồm
Giám đốc Khách hàng – John Kemsley – john.kemsley@dgas.org.au
Giám đốc Nhân sự – Danielle Rose – drose@dgas.org.au
Giám đốc Tài chính – Jeremy Jones – jjones@dgas.org.au
Văn phòng hỗ trợ doanh nghiệp Điện thoại: 03 9680 3300
Nếu có thể, bạn có thể liên hệ với chúng tôi ẩn danh (tức là không cần tiết lộ danh tính) hoặc sử dụng bí danh. Tuy nhiên, nếu bạn chọn không tiết lộ danh tính, chúng tôi có thể không cung cấp được thông tin hoặc hỗ trợ bạn nếu việc này không khả thi.
Chính sách Bảo mật này có thể thay đổi bất cứ lúc nào. Vui lòng thường xuyên kiểm tra Chính sách Bảo mật của chúng tôi trên trang web công khai để biết bất kỳ thay đổi nào.
Chèn danh sách và liên kết đến các tài liệu bổ sung liên quan đến quyền riêng tư (ví dụ: Kiểm toán thông tin cá nhân)
Chính sách bảo mật này được xem xét lần cuối vào tháng 12 năm 2024
